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???恩訊輿情公共：在湖北省恩施土家族苗族自治州利川市，清江大道是這個縣級市最繁華的一條街。以前，利川人圍著清江大道的天橋，就能買到所有生活所需的物品。劉鋒在這座天橋上走了近十年。2011年他入職利川市政府電子政務(wù)辦公室時，全市第一條高速公路通車才不到兩年時間，坐著大巴顛簸一天去省城的日子，劉鋒還記憶猶新。
如今，這座天橋往南200米是利川市政府大樓，往西100米是利川市智慧城市建設(shè)服務(wù)中心。曾經(jīng)的國家級貧困縣成了智慧城市的樣板，數(shù)字化協(xié)同辦公平臺已經(jīng)普及。利川市兩個中心社區(qū)的居民，已經(jīng)可以足不出戶辦理社區(qū)證明。
協(xié)同辦公改變的，不僅是這里的政務(wù)辦公狀態(tài)。用數(shù)字化賦能辦公，還在助力疫情防控、提升工作效率、改造傳統(tǒng)行業(yè)等方面展現(xiàn)出巨大潛力。
一條數(shù)字脫貧路
2011年，劉鋒剛工作不久，湖北恩施州政務(wù)OA（Office Automation，辦公自動化）協(xié)同辦公系統(tǒng)在利川市的應(yīng)用并不順利。當(dāng)時大家還都習(xí)慣用紙質(zhì)文件，而不是用電腦辦公。
2015年，利川市開始推廣移動版OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，嵌入電子簽章等功能。收到審批的短信通知時，相關(guān)人員可以在手機上完成審批，這讓政務(wù)辦公初嘗了數(shù)字化審批的甜頭。但劉鋒對這個辦公系統(tǒng)的效率并不滿意，“文件修改還不完善，當(dāng)時需要下載下來再提交”。
為了推進智慧城市建設(shè)，利川將分散在各職能部門的數(shù)字化項目整合到智慧城市建設(shè)服務(wù)中心，于2019年3月正式掛牌成立。成為利川市智慧城市建設(shè)服務(wù)中心總工程師之后，劉鋒跟著上級在半年內(nèi)跑了3趟浙江杭州，去供銷社、商務(wù)局、大數(shù)據(jù)管理服務(wù)中心等不同部門考察學(xué)習(xí)。
利川是杭州市蕭山區(qū)在東西部扶貧協(xié)作中的對口幫扶地區(qū)。在蕭山，浙政釘是每位公務(wù)員的必備應(yīng)用，所有審批、文件流轉(zhuǎn)、溝通、督辦都在這個政務(wù)協(xié)同總平臺上實現(xiàn)。回來之后，劉鋒感到大開眼界：“看了蕭山基于釘釘?shù)恼?wù)辦公、數(shù)字化基層治理，給我們帶來了很多觀念、思維方式的轉(zhuǎn)變?！?實際的轉(zhuǎn)變也在發(fā)生，利川市涼霧鄉(xiāng)蓮臺村的“尖刀班”班長聶榮成的感受尤為深切。在脫貧攻堅中，利川市從各單位抽調(diào)干部職工，與村支兩委成員共同組成駐村“尖刀班”，工作在村，吃住在村。5年前，聶榮成開始駐村，為參加全市脫貧攻堅調(diào)度會，他需要每周兩次往返集鎮(zhèn)。
“每次在路上都要花一兩個小時，一個月下來油費近1000元。”聶榮成說，冬天道路常結(jié)冰，有的地方路還沒修好時更是不好走。利川市轄8鎮(zhèn)4鄉(xiāng)，最遠(yuǎn)的村莊距離利川市區(qū)近100公里。山大人稀的地理環(huán)境，使得利川市和下轄村莊的交通、溝通成本很高。
如今，“路上的難”終于解決。2020年8月底，利川市人民政府與釘釘（中國）信息技術(shù)有限公司簽訂框架合作協(xié)議，雙方將基于釘釘打造智慧縣域樣板。此后，村干部和駐村工作隊員在村里用釘釘直播或視頻，就可以隨時參加市里召開的會議。
線下的會議也變得不一樣了。以前利川市政府開會，人多的時候四五百人，參會排隊簽到，還需要幾名工作人員守著；現(xiàn)在統(tǒng)一在會場門口放置一個二維碼，大家掃碼簽到，節(jié)省了人力物力。
疫情防控的好幫手
與利川市的情況一樣，過去一年，越來越多人將會議搬到線上，在線會議逐漸成為一種辦公日常。
騰訊會議發(fā)布的2020年度報告顯示，一年來有超過3億場會議在騰訊會議上舉行。疫情暴發(fā)后，為了滿足全國各地快速增長的線上溝通需求，騰訊會議在8天內(nèi)擴容超過10萬臺云主機，投入超百萬核的計算資源，完成了全球100多個國家和地區(qū)的服務(wù)覆蓋，助力疫情防控。
騰訊云運維中心和客戶服務(wù)部門負(fù)責(zé)人徐勇州說：“在線會議的擴容，真的是不可預(yù)期。我們沒法精準(zhǔn)地知道明天的增長到底是5倍還是10倍，反正能做的就是持續(xù)地往上面去堆資源、做擴容。”
2020年，每周都有數(shù)萬家企業(yè)和政府相關(guān)機構(gòu)通過騰訊會議助力復(fù)工復(fù)產(chǎn)，云簽約、云招標(biāo)、云面試、云培訓(xùn)等云上協(xié)同實踐正成為新趨勢。還有一些有趣的數(shù)據(jù)：就開會高峰期而言，上半年是9時08分，下半年是20時03分。周末開會活躍城市的前三名分別是深圳、上海、杭州，女性在周末開會的比例高于男性。
上半身襯衫領(lǐng)帶，下半身睡褲拖鞋，這樣的裝扮被網(wǎng)友調(diào)侃為白領(lǐng)居家辦公的“另外一面”，因為在線視頻會議一般只能拍到參與人的上半身。也有人感嘆，2020年，中國的經(jīng)濟增速在全球率先轉(zhuǎn)正，GDP總量再創(chuàng)新高，強大的協(xié)同辦公能力功不可沒。見不了面不是問題，通過協(xié)同辦公，工作照常推進，進度一點不落下。
確實，新冠肺炎疫情發(fā)生以來，遠(yuǎn)程醫(yī)療、在線教育、共享平臺、協(xié)同辦公等得到廣泛應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)對促進各國經(jīng)濟復(fù)蘇、保障社會運行、推動國際抗疫合作發(fā)揮了重要作用。2020年的烏鎮(zhèn)世界互聯(lián)網(wǎng)大會?互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展論壇上，騰訊會議憑借疫情期間助力全民遠(yuǎn)程協(xié)作、復(fù)工復(fù)產(chǎn)以及在數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展等方面做出的卓越貢獻，榮獲“世界互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)先科技成果”大獎，這也是世界互聯(lián)網(wǎng)大會舉辦以來首個獲得該獎項的視頻會議產(chǎn)品。
事實上，遠(yuǎn)程會議只是協(xié)同辦公中應(yīng)用較為頻繁的一種場景。線上打卡、即時溝通、文檔編輯、數(shù)據(jù)處理、工作群組、電子公章、電子簽名、財務(wù)報銷、移動審批等越來越細(xì)致入微的功能，支持員工、組織在工作場景中的無縫連接、高效協(xié)同、加速創(chuàng)新。
例如，文檔支持多人在線協(xié)同、共同編輯，一鍵分享到群聊，參與項目的員工并不需要物理空間上的“在場”，即使遠(yuǎn)隔萬里，也能高效、靈活地生產(chǎn)、分享和存儲信息。這樣一來，不僅有效減少了接觸，辦公效率也大大提升了。
字節(jié)跳動副總裁謝欣曾說，人類從最早的面對面、電話溝通，衍生出書信、郵件、線上辦公，是朝著異步協(xié)同的方向發(fā)展。同步溝通往往是兩人聊完就結(jié)束了，但異步溝通是基于文字或視頻的再次閱讀，內(nèi)容可以被再次消費。另外，異步溝通可以擴展接受范圍，兩個人討論的問題，文檔可以再發(fā)給別人看，創(chuàng)造更大價值。
正是有了異步協(xié)同應(yīng)用的不斷創(chuàng)新，云辦公成為現(xiàn)實。
辦公中的效率提升器
北京的吳律師因工作需要經(jīng)常使用協(xié)同辦公軟件，其中，語音速記是他最喜歡的功能。
“以往，如果我們錯過了一次會議，往往需要讓同事幫忙整理一份會議紀(jì)要，或者把視頻會議錄制下來。但事實上，幾乎沒有人有時間讀完一份1萬字的會議紀(jì)要，或者看完一個多小時的會議視頻?！眳锹蓭熣f，有了“飛書妙記”，原始的音視頻信息能自動轉(zhuǎn)化為文字，還能提煉出關(guān)鍵信息，只需要幾分鐘，即可快速了解1小時的會議內(nèi)容。通過關(guān)鍵詞搜索等，他還能對感興趣的會議部分進行重點了解，這就大大提升了工作效率。
吳律師提到的“飛書妙記”，是協(xié)同辦公應(yīng)用飛書在2020年11月18日舉辦的產(chǎn)品發(fā)布會上發(fā)布的一種創(chuàng)新功能，受到不少用戶喜愛。
飛書相關(guān)負(fù)責(zé)人接受本報采訪時表示，最早思考如何打造飛書的時候，他們考慮到做事情的兩個層次：第一層是解決當(dāng)前的問題，第二層是思考未來的可能，創(chuàng)造更具變革性的產(chǎn)品。
在第一個層次，飛書將即時溝通、在線協(xié)同文檔、視頻會議、共享日歷、企業(yè)郵箱、云盤等功能深度打通、整合，使得用戶在一個平臺上，就能實現(xiàn)溝通與協(xié)作，提升信息傳遞的效率。例如，對于工作群中的一個文檔，各方都可進行閱讀或編輯，而文檔內(nèi)容的傳遞，不是再發(fā)送一遍文本，而是只需要一個鏈接即可。這就讓工作更加高效、體驗更加愉悅。
在生產(chǎn)力提升之后，飛書發(fā)現(xiàn)，提升公司的組織能力，也是眾多公司面臨的共同難題。不少人反映，當(dāng)前組織需要解決的問題，不再僅僅是寫一個文檔、做一個表格，而往往是“實現(xiàn)一個目標(biāo)，達成一項業(yè)績”，換句話說，是需要一個行業(yè)化的解決方案。
于是，飛書推出OKR（Objectives and Key Results，目標(biāo)和關(guān)鍵成果）目標(biāo)管理產(chǎn)品，幫助組織聚焦目標(biāo)，實現(xiàn)戰(zhàn)略落地。借助 OKR 產(chǎn)品，每個員工都能夠清晰地看到自己的工作和整個公司戰(zhàn)略之間的關(guān)系，員工之間也能夠加強了解，更好地協(xié)作。
在小米公司，全面的商業(yè)模式和繁雜的業(yè)務(wù)線給整個組織的協(xié)同能力帶來挑戰(zhàn)。以前，各子公司或部門獨立運作，根據(jù)各自需求選擇溝通工具和辦公套件。很多部門使用個人社交通訊工具溝通，通過郵件、離線文檔管理工具同步項目信息。割裂的系統(tǒng)生態(tài)和應(yīng)用體驗，極大影響了組織協(xié)同效率。
2020年5月，小米公司基于飛書打造了全新的企業(yè)統(tǒng)一辦公平臺。員工們感到：這不僅僅是一套工具，更是工作流程的優(yōu)化和升級。
一個明顯的例子是，過去大家使用個人社交工具溝通，不斷拉群、加好友等導(dǎo)致跨團隊溝通效率極低。使用飛書后，可通過查找企業(yè)內(nèi)聯(lián)系人、查看聯(lián)系人名片等多種方式快速定位關(guān)系人，如果涉及到海外業(yè)務(wù)，飛書還提供諸如日歷輔助等方便跨時區(qū)溝通的一系列功能。
小米創(chuàng)始人雷軍也表示：線上協(xié)同辦公越來越流行，在信息創(chuàng)建、分享以及協(xié)同辦公方面，這個平臺非常簡潔、高效，的確越用越順手。
未來的數(shù)字化基礎(chǔ)
曾經(jīng)，災(zāi)情統(tǒng)計是浙江省嘉興市海鹽縣農(nóng)業(yè)綜合行政執(zhí)法隊副隊長陶海鋒最頭疼的一件事。
海鹽縣離海邊不遠(yuǎn)，每年要做多次臺風(fēng)預(yù)警和災(zāi)情統(tǒng)計。每當(dāng)災(zāi)情來臨，需要在2小時內(nèi)完成各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的統(tǒng)計匯報。但災(zāi)情的數(shù)據(jù)細(xì)致到水稻、小麥、白菜等各品類，又分為畝數(shù)、金額等標(biāo)準(zhǔn)?！皵?shù)據(jù)格式不一，計算繁雜，常常是手忙腳亂。”陶海鋒說。
能不能有一個簡單的小應(yīng)用，既容易操作，又能快速做出統(tǒng)計？陶海鋒這個簡單的愿望，釘釘幫他實現(xiàn)了。
用宜搭零代碼的方式，釘釘在短短3天內(nèi)搭出20個應(yīng)用，構(gòu)成一整套OA系統(tǒng)，上架到浙政釘，節(jié)省了至少20萬元的開發(fā)費用。以“災(zāi)情統(tǒng)計”小應(yīng)用為例，發(fā)給幾個鄉(xiāng)鎮(zhèn)匯報災(zāi)情的負(fù)責(zé)人，待各個鄉(xiāng)鎮(zhèn)填完數(shù)據(jù)之后，統(tǒng)計結(jié)果即時生成。不僅免去了計算的繁瑣，還提高了災(zāi)情匯報的時效性。相應(yīng)地，海鹽縣用車審批、出差審批、請假審批、車輛登記管理、用船審批、信息報送等應(yīng)用也都快速上線。
陶海鋒感慨，以前，把每項政務(wù)工作“數(shù)字化”是一個復(fù)雜的流程：提需求、審批、找供應(yīng)商、講解需求，一層層對接下來，往往耗費了大量的時間和資金。有時，因為需求不明確或是供應(yīng)商出現(xiàn)一些問題，項目一擱置就是幾個月甚至一年，最終不得不回歸“紙質(zhì)辦公”。而釘釘提供的低代碼開發(fā)工具宜搭“拖拖拽拽就可以，搭建過程非常簡單，稍懂電腦的人就會用”。
1月14日，在釘釘2021年第一場發(fā)布會上，阿里云智能總裁張建鋒說：“釘釘不僅僅是一個溝通工具，新釘釘?shù)哪繕?biāo)是成為企業(yè)協(xié)同辦公和應(yīng)用開發(fā)平臺，讓所有業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的微小創(chuàng)新變得更容易，讓進步發(fā)生?！?2020年12月23日，百度如流舉辦發(fā)布會，宣布如流全面升級為新一代智能工作平臺，以AI賦能企業(yè)工作全場景，助力企業(yè)提效創(chuàng)新，引領(lǐng)企業(yè)智能化轉(zhuǎn)型。
不難看出，未來，在協(xié)同辦公方面，提供按需定制的解決方案越來越重要。協(xié)同辦公應(yīng)用要做的，不僅僅是滿足異步的辦公需求，借助大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等新技術(shù)，幫助更多組織實現(xiàn)智能化、數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將成為協(xié)同辦公應(yīng)用的演進目標(biāo)。
就像利川市協(xié)同辦公系統(tǒng)的升級帶動了當(dāng)?shù)刂腔鄢鞘械陌l(fā)展一樣，在更多領(lǐng)域，協(xié)同辦公的創(chuàng)新故事還會源源不斷發(fā)生。
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